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2016年06月09日

"小1の壁"で情報整理不能…ズボラママも一発で整理できるスキャナーがスゴい!

提供元: マイナビニュース

●プリント地獄の中、子供も使えるスキャナーが大活躍!
新学期が始まって約3カ月。この春、小学校へ入学した児童を持つ保護者の中には、いわゆる"小1の壁"と呼ばれる、幼稚園や保育園時代との違いに戸惑った人も多いのではないだろうか。そのひとつが学校から配布されるプリントの山だ。園児時代とは違って毎日大量のプリントを持ち帰ってくる。少しでも放置しておくと、あっという間に山のように溜まってしまう。そんな時、"ズボラママ"でも便利に使えるガジェットを紹介しよう。

○スキャナーで拡大表示もデータ容量問題も解決

実を言うと、現在小学4年の子を持つ筆者もプリント地獄に苦しめられたひとりだった。仕事を持つお母さんは特に限られた時間の中で、さまざまなことを処理していく必要があるが、小学生ともなると学校の宿題やお稽古事などで子ども自身も忙しくなる。そのため、子どもと接する時間自体も途端に限られてしまうようになる。その上、子どもを少しずつ自立させていかなければならないことを考えると、園児の時のように一から十まで手取り足取りお世話をするわけにもいかない。

筆者もわが子が小学校に入学するや否や、あっという間にプリントの管理が手に負えなくなってしまった。最初の段階からこまめにきちんと整理をしておけばよかったものの、子どもがまとめて手渡すこともあり、てんやわんや。なかなかこちらの思うようなペースでは処理ができなかったりもするのだ。

とはいえ、バタバタと小学校生活に突入してしまったものの、ある程度のところでなんとかしなければならないと一念発起したのがちょうど1学期の終わり。そのままなんとなく紙のままでクリアファイルやレターケースなどに保管していたプリント類を一気にスキャナーでデータ化して片付けることにした。

そこで役に立ったのが、モバイルスキャナーだ。紙のデータ化を行う方法として最も簡単なのは、そのまま写真を撮ってしまうことだが、デジカメ写真の場合は撮影環境や条件によってはプリントが見づらくなってしまう。かと言って解像度を高くしてしまうと、一つひとつが大容量になってしまう。そこで、できればスキャナーを用意しておきたい。スキャナー一台であれば、拡大や縮小表示も容易で、文字などの大事な要素もしっかり読める。PDF形式で保存しておけば、データの容量を抑えることもできる。

○スマホとワイヤレスで接続可能

筆者も実際に使ってみて「これは便利! 」と実感できたのが、今回紹介するPFUの家庭用スキャナー「ScanSnap iX100」(実売価格: 税込2万900円前後)だ。軽量コンパクトで場所も取らず、持ち歩きがしやすいだけでなく、バッテリーを内蔵しているので電源のない場所でも使うことができる。

Wi-Fi経由でスマホ、タブレットともワイヤレスで接続できるので、他のスキャナーのようにケーブルでPCとつないだり、PCを起ち上げたりといった手間が必要ない。操作はスマホアプリで簡単に行うことができ、読み取ったデータをそのままスマホ内に保存できるので、全て持ち歩ける。つまり外出先でも気になった時にすぐに確認ができるのだ。

使い方は原稿をセットしてスキャンボタンを押すだけと簡単なので、我が家では子ども自身に作業をさせている。では実際に筆者はどのように活用しているのか、具体例を挙げながら紹介しよう。

●子供別・学期別で整理、お稽古・塾のフォルダも
○タイトルの頭に日付を付けるのがポイント

1学期分のプリント類を全てデータして以降は、子どもに渡されるや否やその場で取りあえずスキャン。原本はあらためて提出が必要なものを除いてそのまま破棄してしまい、物理的にも大変スッキリした。

学校から配られるプリント類は、A4だったりB5だったりさまざまなサイズが混在するのも実は悩みどころのひとつ。サイズがバラバラだとバインダーなどにとじて管理するのも難しく、そうした問題もデータ化してしまえば一気に解消されてしまう。

ちなみにScanSnap iX100でスキャンしたデータは、そのまま保存するとファイル名はスキャンした日付と時間が自動で付けられる。しかし、それではパッと見でなんのプリントか分からない。そこで重要なのがファイル名の変更だ。ScanSnap iX100で読み取ったデータのファイル名は任意で変更も可能なので、自分が分かりやすい名前に書き換えておくのがいいだろう。

筆者の場合は、プリント名に書かれたタイトルとその頭に日付を付けて保存している。こうすることでデータが日付順となり、だいたいの時期と内容から目的のプリントを探し出すことが容易になる。

○年度ごとにフォルダを作成

さらに、ファイルが増えてきた場合は、フォルダを作ってそれぞれをそこに仕分けるようにするとよい。考え方は紙の書類をファイルボックスなどに仕分ける場合と同じだが、データ上だと簡単にいくつも増やすことができ、移動も簡単なところがメリットだ。

例えば筆者の場合は、まずは年度ごとにフォルダを作り、その下に「全校」「学年関係」「PTA関係」「学童関係」「その他」のフォルダを作成している。「その他」には「給食関係」「図書館関係」「保健関係」などのフォルダを設け、それぞれ「図書館だより」「給食献立表」などのプリントを整理している。これらは比較的重要度が低い、一度読めばよいプリント類だ。

また「学年関係」や「全校」の中には、学校全体のお便りや学年でのお便りといった行事や提出物関連の情報が書かれた配布物が多いので、学期ごとに分けて細かく分類し、ひと目で目につきやすいよう工夫をしている。兄弟姉妹がいる場合は、これらを兄弟ごとに行い、学校以外のお稽古事や塾等から配られる書類も、同じ要領でそれぞれフォルダを作って管理をしている。

ちなみに、ScanSnap iX100のアプリはフォルダによる管理ができない。しかし、「DropBox」や「OneDrive」といった外部ストレージサービスとも同期させることができるので、フォルダ管理を行う場合は、こうしたサービスを利用しよう。もちろん、設定しておけばスマホの端末内の空き容量を気にせず保存が続けられる。また、外部ストレージに保存しておけば、インターネット経由でパソコンなどスマホ以外の端末からも閲覧できるようになり、家族と共有したりするのにも便利だ。

このように、今の時代、子どものプリントの整理と管理にはスキャナーの活用が必須。手元に紙がないだけでも身の回りが片付き、デジタル化したデータなら、書類をかき分けることなく目的のものをすぐに探し出すことができる。日々の生活の時短にも大いに貢献するハウツーとしてぜひとも実践してほしい。

※記事中の価格は2016年6月現在のもの
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